Sistem Informasi: July 2019

Latar belakang diciptakannya LaperPol! ini adalah karena adanya kesempatan (peluang) dimana seperti yang telah kita ketahui banyak warga dari suatu kampus seperti mahasiswa, dosen, staf, rektor, dekan, kaprodi dan lain sebagainya, cukup sibuk dalam menjalani kesehariannya. Karena terlalu sibuk itulah akhirnya mereka tidak sempat memikirkan kapan mereka harus makan, sehingga banyak kejadian mahasiswa terkena penyakit contohnya maag, sembelit, typhus, dan beberapa gangguan pencernaan lainnya. Permasalahan tersebut juga bisa disebabkan oleh kemungkinan-kemungkinan lainya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada diagram fishbone berikut ini :

Gambar 1 Fishbone Permasalahan di bidang Kuliner Institut Teknologi Telkom Purwokerto

Dengan penjelasan masalah yang merinci di atas itulah tim mencari cara supaya mahasiswa, dosen, staf, rektor, dekan, kaprodi dan lain sebagainya tidak mengalami kesulitan-kesulitan dalam memperoleh makanan baik itu di kantin, cafeteria, maupun koperasi sehingga terciptalah aplikasi LaperPol! ini. Yang menyebabkan banyak mahasiswa/i mengalami gangguan kesehatan karena tidak teraturnya pola makan dikarenakan faktor-faktor berikut :

1. Tidak mau mengantri

Hal yang menyebabkan warga kampus atau sekolah tidak mau mengantri ialah karena mengantri dianggap membuang-buang waktu, dan juga mengantri cenderung membosankan.

2. Malas membeli

Alasan yang kedua ialah malas membeli karena keberadaan cafet atau kantin yang jauh dari posisi pelanggan saat itu, tidak adanya teman yang menemani pelanggan untuk membeli makanan atau minuman di cafet maupun kantin, dan yang terakhir yaitu karena sibuk mengerjakan tugas kuliah maupun sekolah sehingga tidak ada waktu untuk pergi ke cafet atau kantin.

3. Tubuh tidak fit

Alasan spesifik dari tubuh tidak fit yakni terlalu lelah dalam menjalankan pekerjaan kuliah maupun sekolah, dan yang kedua adalah karena kurangnya istirahat.

4. Tidak membawa uang

Alasan rinci pelanggan tidak membawa uang untuk dibayarkan saat membeli makanan maupun minuman ialah karena tidak adanya teman yang akan meminjamkan uang, dikarenakan teman sedang pergi berlibur atau bahkan sakit. Yang kedua adalah belum menerima uang saku dari orangtua, dikarenakan orang tua belum mendapat gaji dan pelanggan memiliki masalah dengan orang tua.

1.2 Project Scope

Gambar 2 Timeline Project LaperPol!

Keseluruhan timeline proyek yang dimiliki oleh LaperPol! yaitu sebagai berikut :

1. Dalam seluruh pengerjaannya, LaperPol mempunyai batas maksimal dalam pengerjaan. Batasnya yaitu 62 (enam puluh dua) hari pada kalender atau kurang lebih 8 (delapan) minggu.

2. Dalam perencanaan proyek, terlebih dahulu harus mendefinisikan masalah apa yang ada saat ini. Hal-hal yang mendukung dalam mendefinisikan masalah yaitu :

· Menentukan ide dengan memikirkan apa yang belum ada saat ini namun dibutuhkan oleh lingkungan masyarakat.

· Melakukan interview dengan user yang akan menggunakan aplikasi yang akan kita buat.

· Menentukan ruang lingkup yaitu berdasarkan hasil interview dengan user, aplikasi akan lebih jelas peruntukkannya. Dalam aplikasi yang akan kita bangun, ruang lingkup yang ditentukan yaitu lingkungan kampus yang ada di Banyumas.

· Menentukan kemungkinan kerjasama dengan memutuskan apakah aplikasi yang akan kita buat memiliki kerjasama-kerjasama tertentu dalam pembuatan maupun pengimplementasiaanya.

· Menenuliskan deskripsi masalah yang didapat dari interview dan keadaan saat ini pada lingkunan yang dituju dan dapat diuraikan dengan lebih jelas dengan menggunakan fishbone.

· Mengidentifikasi keuntungan sistem dengan cara melihat masalah apa yang dapat diselesaikan oleh aplikasi.

· Mengidentifikasi kemampuan sistem dengan mengidentifikasi sistem dapat melakukan hal apa saja seperti memesan menu, melihat menu dan lain sebagainya.

Langkah selanjutnya dalam perencanaan proyek yaitu membuat jadwal proyek. Membuat jadwal proyek dapat dilakukan dengan :

· Menentukan waktu pengembangan sistem dengan melihat apa yang akan dimasukkan dalam sistem dan melihat tingkat kerumitan dari sistem.

· Memperkirakan akurasi sistem dengan menentukan apakah aplikasi akan tepat dalam waktu pengerjaan atau pembuatannya.

· Memastikan runtutan proyek sudah sesuai dengan proyek yang akan dibuat atau belum.

Dalam perencanaan proyek harus mengkonfirmasi proyek yang akan dijalankan layak atau tidak. Konfirmasi proyek dilakukan dengan :

· Mengidentifikasi keuntungan intangible atau keuntungan yang tidak terlihat/berwujud dari aplikasi.

· Mengidentifikasi keuntungan tangible/terlihat atau keuntungan yang dapat terlihat.

· Mengidentifikasi kelayakan ekonomi dengan menghitung profit atau keuntungan dan modal.

· Mengevaluasi ketersediaan sumber daya. Mengevaluasinya dengan melihat apakah sumber daya yang ada pada lingkungan sudah mendukung akan adanya aplikasi ini.

Langkah terakhir dalam perencanaan proyek yaitu menentukan pelaku dalam proyek. Menentukan pelaku dalam proyek dapat dilakukan dengan :

· Menentukan tim proyek yang akan merencanakan dan menginplementasikan proyek yang telah ditentukan.

· Memberikan pembelajaran kepada user. Hal ini dikakuan agar user mengetahui akan aplikasi yang akan dibuat, walaupun hanya pengenalan-pengenalannya.

3. Setelah proyek direncanakan, kemudian dilakukan implementasi atau penerapan dari proyek. Implementasi proyek harus ditinjau dan dipastikan sesuai atau tidak dengan yang direncanakan. Tahap pengimplementasian proyek LaperPol! secara umum yaitu:

1) Tahap awal adalah tahap pre-instalasi. Dalam tahap ini, proses dimulai dari melaksanakan apa yang sudah ada dalam peprencanaan proyek, mengumpulkan data ataupun informasi yang telah didapatkan, menyusun design yang rinci dari LaperPol!, dan penyusunan apikasi LaperPol! sudah mulai dilakukan.

2) Tahap kedua yaitu tahap pemasagan atau instalasi. Pada tahap ini, aplikasi dipasang berdasarkan dari kebutuhan fitur apa saja yang akan disediakan oleh LaperPol!

3) Tahap selanjutnya yaitu tahap mengembangkan aplikasi. Tahap ini dilakukan dengan melihat apa saja yang masih kurang dalam aplikasi yang dibuat.

4) Kemudian tahap yang dilakukan yaitu mencoba aplikasi yang telah dibuat atau dikembangkan. Aplikasi berjalan sesuai harapan atau tidak, dan mengecek apakah ada kerusakan atau error dalam pengoperasiannya.

5) Tahap terakhir adalah melakukan pelatihan kepada user agar user mengerti cara menggunakan aplikasi LaperPol!.

1.3 Product Scope

Cakupan Produk yang dimiliki oleh LaperPol! yaitu sebagai berikut :

1. Log In dan verifikasi

Fitur Log In yang ada pada LaperPol! merupakan fitur pembeda dan juga pengaman agar akun yang terdaftar dapat terjaga kerahasiaannya. Fitur Log In digunakan sebagai pembeda karena saat Log In sebagai customer, developer, owner ataupun waiter akan menampilkan tampilan menu yang berbeda. Fitur verifikasi disediakan agar user tidak dapat dengan mudah Log In menggunakan akun orang lain.

2. Product Management

Pada fitur product management LaperPol! akan menampilkan beberapa fitur yang digunakan untuk mengatur produk-produk yang akan dimunculkan pada aplikasi. Fitur yang diatur dalam product management adalah sebagai berikut :

1) Menampilkan menu yang dijual

2) Fitur pencarian kampus

3) Fitur pencarian kantin

4) Fitur pencarian cafet

5) Fitur pencarian menu

6) Menu apa saja yang sedang diskon atau promo

7) Detail dari menu yang dijual

8) Review dari pembeli

9) Peringkat dari menu

10) Menu apa saja yang termasuk penjualan terbaik

11) Fitur mengedit dan menambah menu untuk owner

12) Fitur konfirmasi pesanan untuk customer dan owner

13) Fitur pembatalan pesanan untuk customer

3. Shipping Management

Fitur yang disediakan oleh LaperPol! untuk menunjang transaksi jual dan beli lebih tepatnya dalam hal pengiriman produk. Dalam fitur ini waiter dapat mengklik pesanan diantar agar customer, developer maupun owner mengetahui bahwa waiter sedang mengantar pesanan yang telah dibuat.

4. Shopping Management

Fitur ini merupakan fitur yang digunakan dalam transaksi jual dan beli. Fitur ini mengelola transaksi dari pemesanan hingga produk yang dipesan akan diantar. Fitur-fitur itu terdiri dari :

1) Fitur pembelian, fitur ini digunakan untuk customer memilih makanan atau minuman yang telah disediakan pada menu utama.

2) Fitur catatan, fitur ini digunakan customer apabila ingin menambah catatan. Sebagai contoh: Nasi goreng dibuat pedas

3) Fitur riwayat, fitur ini digunakan oleh user untuk melihat pesanan yang telah dibeli sebelumnya.

4) Fitur notifikasi, fitur ini disediakan untuk memberi pemberitahuan bahwa pesanan telah dipesan ataupun diantar.

5. Customer Relationship Management

Pada fitur Customer Relationship Management, owner maupun developer dapat mengetahui makanan ataupun minuman apa yang paling disukai, dicari, dilihat dan produk apa saja yang memiliki review banyak yang telah di-review oleh customer sebelumnya. Fitur ini juga menyediakan tempat untuk berbicara (obrolanku) dengan waiter yang mengirimkan makanan, sehingga customer dapat mengetahui dimana posisi waiter dan waiter dapat mengetahui dimana letak customer. Pada fitur obrolanku, customer maupun waiter dapat mengirimkan foto agar letak dari customer lebih jelas. Pada LaperPol! juga terdapat fitur bantuan dan beri nilai aplikasi. Fitur bantuan dapat membantu apabila customer merasa bingung akan cara menggunakan aplikasi. Sedangkan fitur beri nilai aplikasi digunakan agar customer dapat memberitahu seberapa puas customer terhadap LaperPol!.

6. Payment Pol-Pay!

Pada fitur Payment Pol-Pay! customer dapat membayar pesanan terlebih dahulu sebelum pesanan diantarkan. Fitur ini memudahkan customer apabila tidak memiliki uang tunai untuk memesan makanan ataupun minuman.

1.4 Current Situation

Saat ini Institut Teknologi Telkom Purwokerto belum memiliki aplikasi layanan IT di bidang pemesanan makanan. Institut Teknologi Telkom Purwokerto hanya menyediakan kantin kampus yang pelayanannya masih dilakukan secara manual.

1.5 Problem/Opportunity Statement

Peluang yang tersedia bagi LaperPol! dalam pengembangan Layanan IT :

1. Penjualan dari tiap-tiap usaha (kantin, cafet, koperasi) meningkat.

2. Semakin meningkat pendapatan yang didapat tiap-tiap usaha.

3. Semakin banyak pegawai yang akan dipekerjakan.

4. Kualitas kantin, cafeteria, dan koperasi akan meningkat apabila pelanggan memberikan feedback yang baik.

5. Pelanggan merasa terlayani dengan baik (karena telah merasa dipermudah)

Kendala yang dihadapi LaperPol! adalah :

Persaingan dalam bisnis aplikasi berbasis mobile semakin meningkat.

1.6 Organizational Value

Pembuatan mobile aplikasi ini diharapkan mampu memberikan organizational value kepada kampus Institut Teknologi Telkom Purwokerto. Beberapa organizational value yang diharapkan antara lain :

Keuntungan dari pembuatan sistem LaperPol! dibagi menjadi 2 macam, yaitu :

1. Penjualan dari tiap-tiap usaha (kantin, cafet, koperasi) meningkat 5%.

2. Semakin meningkat pendapatan yang didapat tiap-tiap usaha sebanyak 10%.

3. Kualitas kantin, cafeteria, dan koperasi akan meningkat 15% apabila pelanggan memberikan feedback yang baik.

1.7 How Achieving the project’s MOV will support the organization’s Goal and Strategy

Target	Hubungan dengan project MOV
Meningkatkan jumlah pelanggan baru yang melakukan transaksi sebesar 5%	Dengan penggunaan aplikasi berbasis mobile maka diharapkan pertumbuhan pelanggan menjadi meningkat.
Meningkatkan pendapatan sebesar 10%	Jika pelanggan meningkat maka diharapkan pendapatan perusahaan meningkat sebesar 10% setiap tahunnya.
Menurunkan biaya operasional sebesar 2%	Dengan adanya aplikasi berbasis mobile diharapkan dapat membuat biaya operasional turun sebesar 2%.

2. Alternatives

2.1 Use an Existing Product

Pengembangan sistem informasi LaperPol! dibuat dengan menggunakan produk yang sudah ada. Pengembangan ini dilakukan dengan mengedit template yang telah disediakan pihak vendor, sehingga waktu pengerjaan dapat lebih singkat namun kekurangannya ialah pihak pertama harus membayarkan biaya berlangganan setiap tahunnya. Berikut adalah beberapa kemungkinan software yang dapat digunakan :

1. AppsMoment

AppsMoment merupakan suatu software yang menyediakan berbagai macam template aplikasi android yang disesuaikan dengan kategori masing-masing fungsinya. Di sini pihak pertama bisa menciptakan dengan melihat contoh yang sudah ada, kemudian mengubah labelnya agar sesuai dengan produk sistem informasi LaperPol!. Kemudian, AppsMoment juga menyediakan publikasi melalui AppsMoment itu sendiri.

2. Bobile

Bobile menawarkan kemudahan bagi para pelaku bisnis yang ingin membuat aplikasi secara mudah dan personal. Pihak pertama dapat membangun aplikasi cukup hanya

melakukan drag and drop di atas template yang telah disediakan. Ada beberapa template umum yang bisa kamu temukan di layanan ini, mulai dari aplikasi pemesanan jasa, e-commerce pribadi, aplikasi menu restoran, dan sebagainya. Bobile juga menyediakan berbagai fitur tambahan, seperti fungsi Live Chat, Push Messages, dan Loyalty Program, dengan pihak pertama berlangganan paket bisnisnya.

2.2 Inhouse Development

Pembuatan sistem LaperPol! dilakukan oleh sumber daya manusia internal yaitu anggota tim proyek. Selain itu pembuatan LaperPol! tentunya untuk kemajuan kampus IT Telkom Purwokerto serta mengembangkan kreatifitas mahasiswa/i yang terlibat dalam proyek LaperPol! tersebut.

3. Analysis of Alternatives

3.1 Methodology

Dalam proses analisis terhadap berbagai solusi alternatif, digunakan perbandingan yang terbagi dalam empat bidang, yaitu finansial, organisasional, proyek, dan eksternal. Tabel 3 menampilkan kriteria yang digunakan yang digunakan dalam perbandingan solusi alternatif.

Tabel 3 Perbandingan persentase solusi alternative

Criteria		Weight	Existing Product		Inhouse
Criteria		Weight	Apps Moment	Bobile	Inhouse
Finansial	ROI	15%	6	9	7
	Payback	10%	8	9	7
	NPV	15%	7	8	6
Organisasional	Selaras dengan tujuan strategis	10%	6	7	8
	Kemungkinan mencapai MOV proyek	10%	7	8	9
	Ketersediaan anggota tim yang terampil	5%	7	8	5
Proyek	Perawatan	5%	7	9	6
	Waktu untuk pengembangan	5%	7	8	6
	Resiko	5%	6	7	4
Eksternal	Kepuasan pelanggan	20%	8	9	6
Total Score		100%	7,4	8,35	6,6

Beberapa aspek yang dijadikan ukuran dalam pengembangan Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! adalah keuangan, organisasional, proyek, dan eksternal.

3.2 Alternative Comparison

Total Cash Inflows

Total Cash Outflows

Alternative 1 : 1.1 AppsMoment

Alternative 1 : 1.2 Bobile

Alternative 2 : In-house Solution

3.3 Proposed Recommendation

Berdasarkan perhitungan pada aspek-aspek finansial, organisasi, proyek, dan eksternal, maka pegembangan Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! ini direkomendasikan dilakukan dengan menggunakan alternative use an existing product dengan menggunakan bantuan dari vendor Bobile, dimana pihak pertama akan menggunakan template yang disediakan oleh Bobile. Karena jika dilihat dari proyek-proyek yang telah dihasilkan oleh Bobile telah terpercaya. Dan juga, dikarenakan tenaga kerja internal tim proyek kurang memadai dalam segi kompetensi pengembangan suatu software. Selain itu, menggunakan produk yang telah tersedia juga dapat memangkas waktu pengerjaan proyek LaperPol!.

4. Executive Summary

Institut Teknologi Telkom Purwokerto adalah Institut Teknologi pertama di Jawa Tengah yang dikelola oleh Yayasan Pendidikan Telkom. Institut Teknologi Telkom Purwokerto memiliki dua Fakultas yaitu Fakultas Teknik Telekomunikasi dan Elektro (FTTE) dan Fakultas Teknologi Industri dan Informatika (FTII). Fakultas Teknik Telekomunikasi dan Elektro (FTTE) menaungi tiga program studi yaitu D3 Teknik Telekomunikasi, S1 Teknik Telekomunikasi dan S1 Teknik Elektro sedangkan Fakultas Teknologi Industri dan Informatika (FTII) menaungi lima Program Studi yaitu S1 Informatika, S1 Sistem Informasi, S1 Rekayasa Perangkat Lunak, S1 Teknik Industri dan S1 Desain Komunikasi Visual.

Institut Teknologi Telkom Purwokerto memiliki visi menjadi perguruan tinggi yang unggul dalam pengembangan sains, teknologi dan teknik berbasis teknologi telematika dan membentuk insan yang berkarakter dan misi dari Institut Teknologi Telkom Purwokerto yaitu menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan berbasis teknologi telematika yang berkualitas dan pembentukan karakter yang unggul, mengembangkan riset dan menyebarluaskan sains, teknologi dan teknik yang terkini, menerapkan dan memanfaatkan sains, teknologi dan teknik bagi kemaslahatan masyarakat, mengembangkan tatakelola berbasis best practices dan menjalin kerjasama yang berkualitas dengan institusi pendidikan, pemerintah dan dunia industri di dalam dan luar negeri. Institut Teknologi Telkom Purwokerto menyediakan fasilitas kantin kampus yang terbuka untuk umum. Umum yang dimaksud adalah untuk masyarakat kampus Institut Teknologi Telkom Purwokerto sendiri dan juga untuk para wali mahasiswa/i yang berkuliah di sana.

4.1 Problem and/or Opportunity

Di zaman modern ini, penggunaan teknologi informasi di dalam industri baik di bidang pendidikan, kuliner, dan wisata semakin pesat. Khususnya pada pengembangan Mobile Application yang saat ini sedang gencar memanjakan para pelanggannya. Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! yang dapat diakses setelah user mengunduh dan create new account ini menjadi kelebihan tersendiri bagi pelanggan karena mereka dapat dengan leluasa memilih menu-menu berupa makanan, minuman, dan camilan yang hendak mereka beli. Mereka hanya perlu menyediakan smartphone saja karena kampus Institut Teknologi Telkom Purwokerto telah memiliki jaringan Wi-Fi dengan kecepatan yang cukup.

Dengan dibangunnya Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! ini, segala kendala yang terjadi saat melakukan pembelian menu makanan, minuman, dan camilan secara offline dapat teratasi. Seperti halnya kendala dalam aspek waktu, dimana seringkali terjadi pelayanan kantin kampus yang lambat dikarenakan antrian yang sangat banyak, dan terkadang yang menyebabkan pelayanan mereka lambat juga disebabkan oleh tidak tersedianya uang cash untuk kembalian para pelanggannya. Hal – hal yang seperti tersebut di atas akan dapat diminimalisir oleh adanya Mobile Application pemesanan makanan LaperPol!. Dengan demikian, pembangunan Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! ini dapat memberikan dampak yang cukup besar bagi kantin kampus dan bagi Institut Teknologi Telkom Purwokerto itu sendiri karena telah dianggap handal dalam memenuhi kebutuhan para masyarakatnya (rektor, dekan, dosen, mahasiswa/i, staff, dan lain-lain). Oleh karena itu, demi meningkatkan pelayanan serta memenuhi kebutuhan masyarakat Institut Teknologi Telkom Purwokerto, kami berkeinginan untuk membangun sebuah aplikasi berbasis mobile yang mampu memudahkan transaksi jual-beli menu makanan, minuman, dan camilan oleh pelanggan.

4.2 Organization’s Goal and Strategy

Tujuan dari pembuatan Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! ini adalah sebagai berikut :

a. Mampu mempersingkat waktu pemesanan makanan yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga mereka mampu melanjutkan aktivitas-aktivitas lainnya dengan cepat.

b. Meningkatkan kualitas dari masing-masing kantin tersebut. Sehingga, apabila pelanggan merasa terpuaskan maka akan memiliki pengaruh besar kepada pendapatan tiap kantin yang ada.

c. Memudahkan pelanggan dalam bertransaksi karena telah tersedia uang elektronik untuk pembayaran non-cash.

d. Menghindari pemborosan kertas yang biasanya digunakan sebagai catatan pesanan dan bukti pembayaran.

**4.3 Project MOV (Measurable Organization Value)**

Dalam menentukan MOV terdapat beberapa proses. Tahapan awal dalam menentukan MOV yaitu mengidentifikasi dampak daerah yang diinginkan dengan mengkategorikan dampak daerah tersebut ke dalam area yang berpotensi antara lain strategi, pelanggan, finansial, operasional, atau sosial yang akan dijelaskan pada Tabel 1.

Tabel 1 Potensi Dampak yang diinginkan

Area Potensial	Nilai				Dampak yang diinginkan
Area Potensial	b	f	c	d	Dampak yang diinginkan
Strategis	√			√	- Meningkatkan citra kantin dan Institut Teknologi Telkom Purwokerto. (better) - Meningkatkan inovasi penjualan karena adanya persaingan pasar antar kantin. (do more)
Pelanggan	√	√		√	- Mendapat pelayanan lebih cepat dari pemilik kantin. (fast) - Menjadikan pelanggan lebih produktif karena tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengantri di kantin. (do more) - Melayani transaksi pelanggan dengan lebih efektif dan efisien. (better)
Finansial	√		√	√	- Menarik lebih banyak pelanggan. (do more) - Meningkatkan pendapatan tiap kantin yang akan berdampak pula kepada Institut Teknologi Telkom Purwokerto yang menerima biaya sewa tempat penjualan. (better) - Mengurangi pengeluaran pelanggan untuk pulsa. Karena pada awalnya, pelanggan yang memesan dari jauh harus menelfon. (cheap)
Area Potensial	Nilai				Dampak yang diinginkan
Area Potensial	b	f	c	d	Dampak yang diinginkan
Operasional			√		- Menurukan biaya operasional dalam melakukan penjualan. (cheap)
Sosial	√				- Menjalin hubungan yang baik antara pelanggan dan pemilik kantin. (better)

Dalam pelaksanaan proyek LaperPol! ini, perusahaan memiliki target pencapaian MOV pertahun yang dijelaskan pada Tabel 2.

Tabel 2 Target pencapaian MOV per tahun

Tahun	MOV
1	- Jumlah pelanggan baru yang melakukan transaksi meningkat sebanyak 5% - Pendapatan perusahaan meningkat 10% - Biaya operasional turun sebesar 2% - Mengurangi waktu tunggu selama 1 jam
2	- Jumlah pelanggan baru yang melakukan transaksi meningkat sebanyak 5% dari tahun pertama - Pendapatan perusahaan meningkat 10% dari tahun pertama - Biaya operasional turun sebesar 2% dari tahun pertama - Mengurangi waktu tunggu selama 1 jam
3	- Jumlah pelanggan baru yang melakukan transaksi meningkat sebanyak 5% dari tahun kedua - Pendapatan perusahaan meningkat 10% dari tahun kedua - Biaya operasional turun sebesar 2% dari tahun kedua - Mengurangi waktu tunggu selama 1 jam
4	- Jumlah pelanggan baru yang melakukan transaksi meningkat sebanyak 5% dari tahun ketiga - Pendapatan perusahaan meningkat 10% dari tahun ketiga - Biaya operasional turun sebesar 2% dari tahun ketiga - Mengurangi waktu tunggu selama 1 jam

Pada tabel 2 terlihat jelas bahwa ada empat target yang ingin dicapai oleh perusahaan untuk setiap tahunnya yaitu peningkatan jumlah transaksi yang dilakukan oleh pelanggan-pelanggan baru, pendapatan perusahaan semakin meningkat, terjadinya penurunan biaya yang digunakan untuk operasional, dan menghilangkan waktu tunggu. Sehingga dapat disimpulkan bahwa MOV dari proyek LaperPol! ini adalah “Proyek Mobile Application pemesanan makanan LaperPol! ini diharapkan dapat meningkatkan jumlah pelanggan baru sebesar 5%, meningkatkan pendapatan perusahaan sebesar 10%, menurunkan biaya operasional sebesar 5%, dan mengurangi waktu tunggu selama 1 jam pada tahun pertama setelah proyek ini diimplementasi”.

4.4 Option and/or Alternative Analyzed

Dalam pengerjaan proyek LaperPol! ini terdapat beberapa alternatif yang memungkinkan untuk digunakan di antaranya adalah sebagai berikut :

a. Menggunakan produk yang sudah tersedia dari beberapa vendor aplikasi yakni AppsMoment dan Bobile untuk mengimplementasikan LaperPol! (Use an Existing Product).

b. Menggunakan kemampuan sumber daya internal untuk mengimplementasikan LaperPol! (Inhouse).

4.5 Alternative Recommendation

Berdasarkan hasil analisis biaya, manfaat, dan ketepatan waktu, maka pilihan alternatif yang direkomendasikan adalah use an existing product dari Bobile. Dengan menggunakan template template yang telah tersedia di Bobile, tim proyek hanya perlu melakukan editing untuk fitur-fitur yang akan dikembangkan dalam LaperPol!.

Project Charter

5. Introduction

5.1 Tujuan Penyusunan Project Charter

Project Charter bertujuan sebagai inti serta sebuah bukti maupun sebuah langkah awal dalam pelaksanaan project pengembangan aplikasi LaperPol! dan juga agar setiap pada proyek fungsi akan tampak jelas. pada dokumen ini akan menjelaskan hal-hal seperti kebutuhan dari bisnis, scope bisnis, komitmen pada sumber daya serta mengenai persetujuan dari project sponsor akan proyek pengembangan aplikasi LaperPol!.

6. Project and Product Overview

Proyek dari pengembangan aplikasi LaperPol! yaitu merupakan aplikasi yang memiliki tujuan agar dapat memecahkan beberapa masalah dalam pemesanan makanan yang ada pada lingkungan kampus pada wilayah Banyumas. Tujuan lainnya yaitu dengan memanfaatkan teknologi informasi customer menjadi lebih mudah dalam melakukan transaksi jual-beli makanan sehingga lebih efektif dan efisien.

7. Justification

Pada bagian Justification akan menjelaskan mengenai kebutuhan bisnis serta keselarasan antara kebutuhan dan strategi bisnis pada aplikasi LaperPol!

7.1 Business Need

Pada era digitalisasi, proses manual dapat diubah menjadi otomatis salah satunya yaitu dengan memanfaatkan sebuah aplikasi. Aplikasi LaperPol! bertujuan untuk mengautomasi proses yang masih dilakukan secara manua. Dengan adanya aplikasi LaperPol! masalah yang dihadapi oleh masyarakat dalam lingkup kampus dapat teratasi seperti mengantre, ataupun dalam hal pembayaran makanan dan minuman tersebut. Adanya aplikasi LaperPol! juga memudahkan customer untuk dapat dengan leluasa memilih menu dan melihat harga menu tanpa harus mendatangi cafeteria sehingga dapat menghemat biaya dan juga tenaga dari customer. LaperPol! juga dapat menjadi sebuah solusi dari masalah lainnya yaitu ketika customer tidak membawa uang, tubuh yang tidak fit, serta rasa malas untuk mengantre. Secara langsung maupun tidak langsung, LaperPol! memberikan dampak terhadap penjual baik dari segi penjualan. LaperPol! dapat membantu untuk meningkatkan keuntungan karena LaperPol! dapat menghapuskan proses yang dianggap tidak perlu sehingga penjual dapat melayani lebih banyak customer.

7.2 Strategic Alignment

Keselarasan proyek dengan kebutuhan bisnis dapat dilihat melalui Tabel 7.1

Area Potensial	Dampak yang diinginkan
Strategis	- Meningkatkan citra kantin dan Institut Teknologi Telkom Purwokerto. (better) Meningkatkan inovasi penjualan karena adanya persaingan pasar antar kantin. (do more)
Pelanggan	- Mendapat pelayanan lebih cepat dari pemilik kantin. (fast) - Menjadikan pelanggan lebih produktif karena tidak perlu membuang-buang waktu untuk mengantri di kantin. (do more) Melayani transaksi pelanggan dengan lebih efektif dan efisien. (better)
Finansial	- Menarik lebih banyak pelanggan. (do more) - Meningkatkan pendapatan tiap kantin yang akan berdampak pula kepada Institut Teknologi Telkom Purwokerto yang menerima biaya sewa tempat penjualan. (better) Mengurangi pengeluaran pelanggan untuk pulsa. Karena pada awalnya, pelanggan yang memesan dari jauh harus menelfon. (cheap)
Operasional	Menurukan biaya operasional dalam melakukan penjualan. (cheap)
Sosial	Menjalin hubungan yang baik antara pelanggan dan pemilik kantin. (better)

8. Scope

Proyek pengembangan aplikasi LaperPol! memiliki cakupan sebagai berikut, yaitu :

a. Dalam mengerjakan pengembangan aplikasi LaperPol! memiliki batas maksimal. Batas maksimal pengerjaannya yaitu sebanyak 62 (enam puluh dua) hari kerja atau kurang lebih 8 (delapan) minggu.

b. Membuat dokumen pendukung yang dibutuhkan sebagai penunjang dalam mengembangkan aplikasi LaperPol!. Dokumen yang dibutuhkan seperti perumusan masalah, penjadwalan, konfirmasi proyek dan dokumen-dokumen lainnya

8.1 Objectives

Proyek aplikasi LaperPol! memiliki tujuan sebagai berikut :

a. Mampu mempersingkat waktu pemesanan makanan yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga mereka mampu melanjutkan aktivitas-aktivitas lainnya dengan cepat.

b. Meningkatkan kualitas dari masing-masing kantin tersebut. Sehingga, apabila pelanggan merasa terpuaskan maka akan memiliki pengaruh besar kepada pendapatan tiap kantin yang ada.

c. Memudahkan pelanggan dalam bertransaksi karena telah tersedia uang elektronik untuk pembayaran non-cash.

d. Menghindari pemborosan kertas yang biasanya digunakan sebagai catatan pesanan dan bukti pembayaran

8.2 High-Level Requirements

Untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek maka dibutuhkan beberapa kebutuhan yang perlu dipenuhi. Kebutuhan tersebut sebagai berikut, yaitu :

a. Sistem dapat menuliskan pesanan berupa makanan, minuman, dan beberapa jenis camilan lainnya,

b. Sistem dapat menuliskan rincian catatan pesanan oleh pelanggan,

c. Sistem dapat menghitung jumlah pesanan dan total pembayaran pesanan pelanggan,

d. Sistem dapat menyediakan layanan chat untuk pelanggan dan owner.

8.3 Major Deliverables

Work Product menjadi sebuah deliverables untuk proyek pengembangan aplikasi LaperPol!. Hal tersebut terdapat pada Tabel 8.1 berikut ini :

Major Deliverable	Deliverable Description
Mobile Application LaperPol!	Aplikasi LaperrPol! Dibuat khusus untuk smartphone sehingga hanya bisa dijalankan pada smartphone.
Requirement Document	Laporan akan infromasi fitur yang akan disetujui dan ditandatangani oleh beberapa pihak pada saat akhir dari kegiatan gather requirement.
Functional Specification Document	Laporan mengenai informasi yang sudah terkumpul yaitu dokumen desain secara detail berisikan low level design topology, data flow diagram, use case diagram, rencana dari pengembangan aplikasi serta draf dari dokumen uji terima aplikasi LaperPol!
Solution Delivery Pack	Laporan mengenai hasil akhir dari implementasi serta instalasi aplikasi LaperPol!

8.4 Boundaries

Proyek aplikasi LaperPol! memiliki batasan sebagai berikut :

8.4.1 Hal-hal yang termasuk ke dalam sebuah proyek

a. Dalam pengerjaan proyek LaperPol! memiliki waktu selama 62 hari kerja untuk membuat aplikasi LaperPol!. Apabila terdapat kebutuhan lain yang bersifat kondisional maka akan mengakibatkan bertambahnya waktu dalam pengerjaan proyek maka akan dilakukan proses dengan menggunakan sebuah dokumen yaitu Change Request.

b. Proyek ini mencakup pembuatan aplikasi LaperPol!

c. Proyek menyediakan laporan yaitu functional specification document, laporan antara serta solution delivery pack.

8.4.2 Hal-hal yang tidak termasuk ke dalam sebuah proyek

Adanya tambahan permintaan pada modul baru setelah dokumen tersebut disepakati melalui penandatanganan konumen permintaan (requirement document).

9. Duration

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai periode pelaksanaan proyek dan target pencapaian dari pembuatan aplikasi LaperPol!

9.1 Timeline

Merupakan uraian dari periode pelaksanaan proyek pengembangan aplikasi LaperPol!

9.2 Executive Milestones

Tabel 9.2 merupakan uraian dari target penyelesaian dari aktivitas proyek pengembangan aplikasi LaperPol!

10. Budget Estimate

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai estimasi biaya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek pengembangan aplikasi LaperPol!.

10.1 Sumber Dana

Untuk rincian sumber dana dari sistem LaperPol! ini adalah sebagai berikut:

1. Didapat dari biaya pendaftaran setiap owner kantin (di beberapa instansi atau universitas).

Benefit1 = Biaya pendaftaran x banyak owner kantin

= Rp1.000.000,- x 18 = Rp18.000.000,-

2. 30% pendapatan yang didapat owner kantin selama 1 bulan.

Benefit2 = Total pendapatan owner kantin/bulan x 30%

= (Rp700.000,- x 30) x 30%

= (Rp21.000.000) x 30%

= Rp6.300.000,-

3. 70% pendapatan yang didapat dari penjualan aplikasi di GooglePlay.

Benefit3 = Total Pendapatan di Google Play x 70%

= (1000 orang x Rp14.000,-) x 70%

= Rp14.000.000 x 70%

= Rp9.800.000,-

4. 85% pendapatan yang didapat dari penjualan aplikasi di AppleStore.

Benefit4 = Total Pendapatan di AppStore x 85%

= (500 orang x Rp28.000,-) x 85%

= Rp14.000.000,- x 85%

= Rp11.900.000,-

Total Benefit = Benefit1 + Benefit2 + Benefit3 + Benefit4

= Rp18.000.000,- + Rp6.300.000,- + Rp9.800.000,- + Rp11.900.000,-

= Rp46.000.000,-

10.2 Estimasi Pembiayaan

Ringkasan dari estimasi besaran pembiayaan yang diperlukan pada proyek ini :

11. Assumptions, Constraints, And Risks

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai asumsi dan constraint yang terdapat pada proyek pengembangan aplikasi mobile LaperPol!.

11.1 Assumptions

Berikut ini adalah asumsi yang diperoleh dari dokumen project charter pengembangan aplikasi mobile LaperPol!.

1. Data produk dan harga sudah tersedia dan siap untuk digunakan dalam proyek.

2. Desain HTML untuk setiap page sudah disiapkan pada proyek fase sebelumnya oleh Web UI/UX Designer.

3. Seluruh pembiayaan proyek dihitung dalam mata uang rupiah (IDR).

4. Terdapat server untuk keperluan development.

5. Tersedia DBMS yang bisa menerima database

6. Tersedia Web Server untuk PHP.

11.2 Constraints

1. Proyek harus selesai tepat waktu Januari 2020

2. Biaya yang dikeluarkan tidak lebih dari anggaran yaitu 50 juta

12. Project Organization

Pada bagian Project Organization akan menjelaskan mengenai peran dan tanggung jawab masing masing tim dalam proyek LaperPol!.

12.1 Roles and Responsibilities

Name	Project Role	Project Responsibilities
Jois Noveliani Puteri	Project Manager	Memimpin perencanaan dan pelaksanaan proyek serta melakukan koordinasi mengenai jadwal proyek secara keseluruhan. Memastikan bahwa semua rencana proyek telah selesai dan sudah memenuhi setiap persyaratan kualitas dan waktu sesuai dengan perencanaan bisnis sebelumnya Melakukan interview dengan pengguna system serta menentukan kemungkinan kerjasama Membuat laporan secara terperinci mengenai kemajuan proyek, jadwal, anggaran, risiko sampai solusi Melaporkan hasil kinerja mengenai pencapaian proyek Menentukan jadwal proyek
Claudia Larasvaty	UI/UX designer	Tahapan pekerjaan UX designer : Riset. Designer akan mengumpulkan data seputar client yang berkaitan dengan budget dari client, bisnis yang dijalani, tujuan client, user mereka, kompetitor mereka. Analisis. Mengambil wawasan dari data yang terkumpul selama fase riset. Dari analisis ini akan diketahui profile pengguna dari web/aplikasi yang akan dibuat, mengapa pengguna menggunakannya dan bagaimana mereka memanfaatkannya Design. UX designer mulai memanfaatkan wireframe, prototype untuk membuat web/aplikasi tersebut. Proses design akan mengalami beberapa pengulangan (iterasi), karena pada tahap ini akan ada masukan pada design yang selanjutnya akan di implementasikan ke dalam design dalam bentuk revisi. Produksi. Pada tahap design web/aplikasi masih berbentuk wireframe (kerangka design). Pada tahap produksi inilah wireframe tersebut disempurnakan dengan memberi warna, tipografi, image dan elemen design lainnya sehingga didapatkanlah final design yang dinamakan high fidelity yang selanjutnya akan dikembangkan menjadi web/aplikasi.
Cut Luna Sabrina	Mobile App Developer	Membuat spesifikasi program secara detail melalui diskusi dengan client Menguraikan spesifikasi program ke dalam elemen-elemen sederhana dan menerjemahkan logikanya ke dalam bahasa pemrograman Menguji sample data-set untuk memeriksa keluaran dari program sesuai dengan yang diinginkan Bereaksi terhadap masalah dan memperbaiki program seseuai kebutuhan Memasang program dan mengadakan pengujian akhir Mempelajari computer printout selama berlangsungnya pengujian Mengevaluasi keefektifan program Meningkatkan efisiensi operasi program dan menyesuaikan kebutuhan baru seperlunya
Bayu Wira saputra	System Analyst & Technical Writer	Membangun/mengembangkan software Membuat dokumen requiremant dan design software berdasarkan proses bisnis customer/client Membangun/mengembangkan framework/library untuk digunakan dalam pengembangan software oleh programmer Menentukan ruang lingkup proyek dan mengindentifikasi kelayakan proyek Tata laksana dan tata kelola dokumentasi seluruh kegiatan pekerjaan, memastikan seluruh penulisan materi dokumen terkait pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan ketentuan tata cara penulisan dokumen Menyusun dokumen analisa kebutuhan sistem dalam bentuk Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL). Menyusun dokumen teknis sistem dalam bentuk Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak (DPPL). Menyusun dokumen panduan penggunaan sistem/aplikasi berupa User Manual. Menyusun dokumen materi pelatihan dan membantu tenaga ahli dalam penyusunan laporan kegiatan

12.2 Stakeholders (Internal and External)

Pemangku kepentingan dari proyek aplikasi LaperPol! Adalah sebagai berikut :

1. Jois Noveliani sebagai Project Manager dari proyek aplikasi LaperPol!.

2. Dari segi penjual, ada karyawan dari Perusahaan LaperPol!

3. Dari segi pembeli, ada masyarakat sebagai calon pengguna aplikasi e-commerce

4. Pemerintah Indonesia sebagai pengatur kebijakan e-commerce di Indonesia.

13. Project Charter Approval

Dengan ini orang-orang yang bertanda tangan di bawah ini adalah orang yang bersangkutan dan mengetahui serta menyetujui jalannya projek aplikasi LaperPol!. Proses selanjutnya mengenai perubahan dan penambahan dokumen ini akan dikoordinasikan dan di setujui oleh orang orang di bawah ini.




Jois Noveliani, Project Manager	Cut Luna, Mobile App Developer



Bayu Wira, System Analyst	Claudia L, UI Designer

Project Management Plan

14. Introduction

14.1 Tujuan Penyusunan Project Management Plan

Sebagai panduan dalam menyusun setiap langkah pembuatan aplikasi LaperPol!!. Di dalam dokumen ini terdapat tata pelaksanaan pembuatan proyek, data, serta dokumen lain yang berhubungan dengan jalannya pembuatan aplikasi Laperpol!.

14.2 Assumption

Berikut ini adalah asumsi yang diperoleh dari dokumen project charter pengembangan aplikasi mobile LaperPol!.

1. Data produk dan harga sudah tersedia dan siap untuk digunakan dalam proyek.

2. Desain HTML untuk setiap page sudah disiapkan pada proyek fase sebelumnya oleh Web UI/UX Designer.

3. Seluruh pembiayaan proyek dihitung dalam mata uang rupiah (IDR).

4. Terdapat server untuk keperluan development.

5. Tersedia DBMS yang bisa menerima database

6. Tersedia Web Server untuk PHP.

14.3 Constraint

1. Proyek harus selesai tepat waktu Januari 2020

2. Biaya yang dikeluarkan tidak lebih dari anggaran yaitu 50 juta

15. Scope Management

Ruang lingkup dari proyek ini adalah membuat dan mengembangkan Aplikasi LaperPol! Untuk diselesaikan agar memberikan suatu produk,layanan atau hasil dengan fitur/fungsi yang ditentukan. Pada bagian ini akan dijelaskan beberapa detail terkait dengan ruang lingkup pengembangan mobile application.

15.1 Major Deliverables

Major Deliverables	Deliverables Description
Aplikasi	Aplikasi berisi source code program yang di burn dalam bentuk CD
Dokumen	Laporan/Dokumen mengenai fitur yang ditentukan dan sudah ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan di akhir saat kegiatan gather requirement,
Dokumen inti	Laporan yang berisi informasi yang telah dikumpulkan, dokumen desain yang terperinci berisi low level design topology, data flow diagram, use case diagram, rencana pengembangan, dan draft dokumen uji terima aplikasi.
Laporan Progress Implementasi)	Laporan yang berisi mengenai progress pekerjaan yang telah dicapai, diantaranya infrastruktur pendukung telah selesai diimplementasi dan diujiterima, aplikasi telah diinstalasi dan siap diuji terima.
Solution Delivery Pack	Laporan yang berisi hasil akhir implementasi dan instalasi aplikasi

15.2 Work Breakdown Structure

15.3 Implementation Plan

Implementation Plan Proyek yang akan dilakukan harus dipastikan untuk dapat diimplementasikan agar sesuai dengan rencana. Adapun tahap implementasi proyek secara umum adalah sebagai berikut :

a. Pengembangan Aplikasi

Pada tahap ini, tim developer mengembakan aplikasi LaperPol sesuai dengan kesepakatan rencana seperti tampilan, proses dan business flow)

b. Deployment dan Pelaporan

Pada tahapan ini tim developer telah menyelesaikan pengembangan aplikasi yang sudah berstatus final release sehingga mulai melakukan pemindahan semua source code dari development environtment ke production environment yaitu tempat hosting yang sudah disepakati saat tahap penggalian informasi.

c. Monitoring & Evaluation

Pada tahapan ini untuk memastikan sudah berjalan sebagaimana mestinya maka diadakannya monitoring dan evaluasi oleh seluruh Tim , jika masih ada kekurangan maka harus dilaporkan dan di investigasi agar bisa di evaluasi untuk menentukan sukses atau tidaknya pengembangan aplikasi LaperPol!

15.4 Change Control Management

Setiap perkembangan suatu proyek, sudah semestinya menuntut adanya perubahan pada proyek seperti urutan aktifitas, jadwal pekerjaan proyek, material, dan biaya. Untuk memprediksi dan mengontrol perubahan tersebut pengelolaannya adalah sebagai berikut :

a. Permintaan perubahan terhadap fitur (Change Request)

b. Berdasarkan formulir yang telah diisi oleh customer, pihak pengembang aplikasi akan melakukan analisa teknis dan biaya yang timbul akibat adanya pekerjaan ini.

c. Perhitungan biaya akibat permintaan Change Request disesuaikan dengan analisis kebutuhan tenaga kerja dalam sehari untuk menyelesaikan pekerjaan.

d. Biaya harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada perusahaan pihak pengembang aplikasi.

e. Setelah mendapatkan persetujuan teknis dan biaya dari customer, pihak pengembang aplikasi akan melakukan pekerjaan perubahan fitur.

f. Pekerjaan change request dinyatakan selesai setelah para pihak yang terkait dalam proses perubahan menandatangani Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan Change Request (BAPPCR)

16. Cost/Budget Management

Biaya yang dikeluarkan secara rinci yang dikeluarkan oleh proyek untuk pengembangan LaperPol! :

a. Biaya jasa pengembangan

b. Biaya Pengadaan hardware

c. Biaya Pengadaan Software

d. Biaya Proyek

e. Biaya Proyek Analisis System

Sistem Informasi

Friday, July 19, 2019

pengembangan aplikasi mobile (project managemen document)

1.1 Background